MENGELOLA KONFLIK DALAM PROYEK
I.
PENDAHULUAN
Sebagian besar orang pernah berada
dalam organisasi akan mengalami dimana satu hal yang paling sulit adalah
mengatur orang lain. Baik organisasi bisnis maupun nirlaba, permasalahan antar
manusia lah merupakan permasalahan yang paling sulit. Kebanyakkan orang bahwa
menganggap adanya konflik adalah hal yang harus di hindari
Dalam pelaksanaan
proyek sesuai dengan karakteristiknya, sangat berpotensi munculnya konflik baik
antara orang, antara departemen atau anatara tim proyek dengan user. Dengan
demikian tidaklah menyimpang jika dalam pembahasan manajemen proyek dimasukkan
pembahasan tentang manajemen konflik ini. Seorang manajer proyek harus menaruh
perhatian terhadap masalah ini.
II.
MUNCULNYA KONFLIK
Dalam organisasi
seringkali memunculkan adanya perbedaan opini, tujuan dan nilai yang dianut
seringkali akan memicu terjadinya konflik, apalagi untuk organisasi proyek yang
dibentuk jika ada proyek baru. Dalam hal ini akan muncul anggota baru yang
mungkin tidak saling mengenal, sehingga orang harus bekerja sama dengan anggota
baru. Saling mementingkan bagiannya agar pekerjaan pada bagiannya berhasil. Konflik
bisa muncul antar orang dalam organisasi, orang - orang dalam tim, antar
departemen, antara user dan kontraktor, antara tim proyek dan staf fungsional.
Konflik
Antara User dan Kontraktor
Contoh konflik
user dan kontraktor yang muncul ketika keduanya terlibat untuk bernegosiasi
kontrak. Masing-masing pihak akan lebih mementingkan dirinya sendiri dari pada
mengembangkan kepercayaan dan kerja sama untuk mencapai kesepakatan yang saling
menguntungkan. Satu pihak ingin mendapatkan kesepakatan yang menguntungkannya
pihak lain menanggung kerugian.
Pihak
user ingin biaya proyeknya minimum sementara pihak kontraktor ingin mendapatkan
keuntungan yang besar.
Konflik
dalam Oraganisasi Proyek
Di dalam
organisasi sendiri sangat besar peluang untuk terjadinya konflik. Peluang ini
akan besar bila kelompok-kelompok yang bekerja dalam proyek mempunyai perbedaan
dalam hal tujuan dan harapan, beberapa hal tidak jelas siapa yang harus membuat
atau berwenang untuk membuat keputusan dan memang ada konflik antar individu
dalam proyek. Prioritas pekerjaan, jadwal dan alokasi sumberdaya adalah
sumber-sumber potensial terjadinya konflik dalam organisasi proyek.Orang-orang
dari divisi fungsional harus melakukan prioritas dalam mengalokasikan
sumberdaya, karena seringkali berhadapan dengan para manajer proyek yang
menginginkan proyek-proyek yang dikelolanya berhasil.
Keberhasilan ini
sangat didukung oleh tersedianya sumberdaya yang memadai. Untuk struktur
matrik, manajer fungsional melihat manajer proyek sebagai pihak yang memasuki
wilayah kewenangannya dan harus melakukan perencanaan serta pengendalian
bersama. Para manajer fungsional kadang-kadang menghalangi dibutuhkannya orang
di bawahnya untuk dipekerjakan di proyek. Para pekerja yang harus melapor ke
dua manajer akan mengalami kebingungan tentang loyalitas dan prioritas, manajer
mana yang harus didahulukan untuk ditaati perintahnya.
III.
MANFAAT ADANYA KONFLIK
Konflik yang dikelola secara tepat dapat memberikan dampak positif bagi
organisasi maupun individu dalam organisasi. Dampak-dampak positif yang bias
muncul antara lain :
1.
Bisa menghasilkan
ide-ide baru yang lebih baik
2.
Memacu orang untuk
mencari dan menemukan pendekatanpendekatan baru dalam menyelesaikan masalah
3.
Memunculkan
masalah lama ke permukaan dan kesepakatan tentang adanya masalah tersebut
4.
Memacu orang untuk
menjelaskan pandangannya
5.
Menyebabkan
tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreativitas seseorang
6.
Memberikan
kesempatan kepada seseorang untuk menguji kapasitas kemampuannya.
IV.
PEMECAHAN KONFLIK
Hampir semua
pelaksanaan proyek, kecil atau sederhana atau skala besar, selalu memungkinkan
terjadinya konflik, karena adanya interaksi antar beberapa departemen, manusia
dan peralatan. Justru suatu yang bisa dipertanyakan bila tidak ada konflik sama
sekali. Bergantung pada ciri konflik, ada beberapa metode untuk mengurangi atau
memecahkan konflik, yaitu :
1. Konfontrasi
Yakni menghadapi masalah konflik secara langsung. Ini
dilakukan dengan mengenali masalah dan potensi masalah untuk kemudian dihadapi
secara langsung. Pada tingkat organisasi ini dapat dimulai dengan memberikan
kesempatan pada semua pihak untuk terlibat dalam mencapai konsensus mengenai
tujuan proyek, rencana dministrasi, kebutuhan
tenaga kerja, dan prioritas-prioritas. maka konfontrasi merupakan cara terbaik
menyelesaikan konflik.
Pemantauan secara hati-hati terhadap jadwal, realokasi
sumberdaya yang segera ke dalam bagian-bagian yang mengalami masalah, kontak
yang baik antar kelompok-kelompok dalam proyek, dan menekankan resolusi pada
masalah teknis adalah langkah-langkah yang bias dilakukan untuk mengatasi atau
mengurangi konflik dalam proyek. Konfrontasi cocok untuk situasi di mana:
·
Kedua belah pihak
ingin menang
·
Ingin menurunkan
biaya
·
Ada cukup waktu
·
Saling percaya
2. Kompromi
Dengan kompromi diharapkan semua pihak akan medapat
tingkat kepuasan tertentu. Kompromi merupakan hasil konfrontasi. Dalam hal ini
diperlukan kerelaan untuk menerima pihak anggota lain. Kompromi cocok untuk
situasu dimana :
·
Kedia belah pihak
ingin menang
·
Tidak ada cukup
waktu
·
Menjaga hubungan
baik pihak-pihak yang terlibat konflik
·
Anda tidak
mendapat apa-apa jika tidak kompromi
·
Pihak lain sekuat
anda posisinya
3. Menggunakan
Kekuasaan (Forcing)
Cara pengatasan dengan menggunakan metode ini dapat
menimbulkan kondisi menang – kalah. Cara ini digunakan jika usatu pihak ingin
memaksakan solusi kepada pihak lain, dan sesuai untuk :
·
Situasi "do
or die"
·
Anda benar
·
Taruhannya besar
·
Prinsip yang
penting menjadi taruhan
·
Hubungan baik
pihak yang terlibat konflik tidak penting
·
Keputusan harus
dibuat cepat
·
Anda lebih kuat
posisinya
4. Menghindar (Withdrawing)
Cara
ini dianggap solusi sementara untuk sebuah persoalan konflik. Masalah yang ada
dapat dating kembali dan konflik muncul lagi. Ada beberapa yang beranggapan
bahwa ini sebagai cara yang kurang jantan dan ketidak mauan mengahadapi
situasi. Cara ini sesuai untuk situasi dimana :
·
Ingin menjaga
reputasi atau netralitas
·
Anda berfikir
masalah akan hilang dengan sendirinya
·
Anda menag dengan
menunda
·
Anda tidak bias menang
·
Jika taruhannya
rendah
·
Jika taruhan
tinggi dan kita belum siap
Umurrmya
para manajer proyek berpendapat bahwa konfrontasi adalah resolusi konflik yang
paling ideal. Jika cara ini mungkin untuk ditempuh maka inilah pilhan pertama.
Jika ini tidak bisa dilakukan maka baru dipilih alternatif lain. Kadang juga terjadi
bahwa konflik diselesaikan dengan lebih dari satu cara.
V.
MENGELOLA KONFLIk
Kita setuju bahwa
konflik tidak bisa dihindarkan dalam proyek dan merupakan sesuatu yang sehat
demi keberhasilan proyek dan penyelesaian terbaik adalah konfrontasi. Tetapi
seringkali banyak pihak-pihak yang anti perbedaan, bereaksi secara emosional
dan tidak berpikir logis dalam konfrontasi ini.
Teori Ekspektasi tentang Konflik
Jika dua orang
tidak sependapat untuk suatu hal maka itu sering disebut dengan ada konflik
personal. Perbedaan bisa saja didasari karena perbedaan latar belakang, sifat,
nilai-nilai dan pengalaman. Jika itu terjadi an tar kelompok maka kelompok yang
terlibat juga mengalami konflik personal (group dianggap sebagai individu).
Dyer mengusulkan suatu langkah untuk mengatasi konflik personal ini dengan apa
yang disebut violation of expectation. Jika seseorang melanggar harapan orang lain,
berarti telah terjadi reaksi yang negatif. Di antara kelompokkelompok dan
manajer dalam proyek mungkin ada yang merasa orang lain lebih enak atau
fasilitasnya lebih lengkap. Jika kemudian mereka mengharapkan untuk mendapatkan
perlakuan yang lebih baik dan tidak mendapatkan mereka akan menyalahkan atau
memutuskan hubungan. Respon yang negatif melanggar harapan pihak lain yang
mungkin akan bereaksi lebih negatif lagi.
Metode Kelompok Untuk Menyelesaikan Konflik
Manajer proyek
bisa membangun tim melalui berbagai cara. Salah satu cara untuk memperkuat
kerjasama tim adalah dengan menyelesaikan konflik. Metode-metode penyelesaian
konflik dalam kelompok adalah :
i.
Teknik
Memperjelas Peran
Seringkali ketidaksepakatan
antar personil dalam satu kelompok muncul karena:
·
Proyek masih baru,
sehingga bagi orang-orang didalamnya tidak jelas apa yang harus dilakukan dan
apa yang diharapkan orang lain kepadanya.
·
Adanya perubahan
dalam proyek dan pekerjaan yang telah disepakati dan orang-orang tidak tahu
tentang hal ini.
·
Mendapatkan suatu permintaan atau perintah yang ia
tidak mengerti, atau adanya suatu anggapan bahwa dia seharusnya tidak tahu
tentang suatu hal.
·
Semua orang
berpikir bahwa seseorang akan menyelesaikan suatu pekerjaan padahal tak
seorangpun mengerjakannya.
·
Orang-orang tidak tahu apa yang sedang dikerjakan
kelompoknya atau dikerjakan oleh kelompok lain.
Tujuan
dari teknik ini adalah agar setiap orang mengetahui posisi dan tanggungjawabnya
masing-masing, dapat mengerti posisi dan tanggungjawab orang lain serta apa
yang diharapkan orang lain darinya.
ii.
Memperjelas
Peran-peran Untuk Tim
Mempertemukan orang dalam tim
kemudian diberi pertanyaan untuk dijawabnya:
·
Apa yang
diinginkan organisasi terhadap pekerjaan Anda?
·
Apa yang sebenarnya Anda lakukan dalam
melakukan pekerjaan?
·
Apa yang seharusnya diketahui orang lain
tentang pekerjaan Anda yang sebenarnya dapat membantu mereka (teman satu tim)?
·
Apa yang perlu anda ketahui tentang pekerjaan
orang lain yang sebenarnya bermanfaat bagi Anda?
·
Kesulitan-kesulitan apa yang Anda alami dengan
orang lain?
·
Perubahan apa dalam organisasi, tugas atau
aktivitas-aktivitas yang akan memperbaiki performansi kerja tim Anda?
Pertanyaan-pertanyaan ini diberikan dan dijawab oleh setiap orang dalam
tim sebelum ada suatu pertemuan. Pada awal pertemuan perlu dijelaskan agar
setiap orang dalam tim memberikan jawaban yang jujur, mengeluarkan uneg-unegnya
dan diharapkan semua akan setuju dengan penjelasan ini. Ini perlu ditegaskan
agar pertemuan tersebut.