REVIEW BUKU : MENGELOLA KONFLIK DALAM PROYEK

MENGELOLA KONFLIK DALAM PROYEK

       I.            PENDAHULUAN

            Sebagian besar orang pernah berada dalam organisasi akan mengalami dimana satu hal yang paling sulit adalah mengatur orang lain. Baik organisasi bisnis maupun nirlaba, permasalahan antar manusia lah merupakan permasalahan yang paling sulit. Kebanyakkan orang bahwa menganggap adanya konflik adalah hal yang harus di hindari

            Dalam pelaksanaan proyek sesuai dengan karakteristiknya, sangat berpotensi munculnya konflik baik antara orang, antara departemen atau anatara tim proyek dengan user. Dengan demikian tidaklah menyimpang jika dalam pembahasan manajemen proyek dimasukkan pembahasan tentang manajemen konflik ini. Seorang manajer proyek harus menaruh perhatian terhadap masalah ini.

    II.            MUNCULNYA KONFLIK

            Dalam organisasi seringkali memunculkan adanya perbedaan opini, tujuan dan nilai yang dianut seringkali akan memicu terjadinya konflik, apalagi untuk organisasi proyek yang dibentuk jika ada proyek baru. Dalam hal ini akan muncul anggota baru yang mungkin tidak saling mengenal, sehingga orang harus bekerja sama dengan anggota baru. Saling mementingkan bagiannya agar pekerjaan pada bagiannya berhasil. Konflik bisa muncul antar orang dalam organisasi, orang - orang dalam tim, antar departemen, antara user dan kontraktor, antara tim proyek dan staf fungsional.

Konflik Antara User dan Kontraktor

Contoh konflik user dan kontraktor yang muncul ketika keduanya terlibat untuk bernegosiasi kontrak. Masing-masing pihak akan lebih mementingkan dirinya sendiri dari pada mengembangkan kepercayaan dan kerja sama untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan. Satu pihak ingin mendapatkan kesepakatan yang menguntungkannya pihak lain menanggung kerugian.

            Pihak user ingin biaya proyeknya minimum sementara pihak kontraktor ingin mendapatkan keuntungan yang besar.

Konflik dalam Oraganisasi Proyek

Di dalam organisasi sendiri sangat besar peluang untuk terjadinya konflik. Peluang ini akan besar bila kelompok-kelompok yang bekerja dalam proyek mempunyai perbedaan dalam hal tujuan dan harapan, beberapa hal tidak jelas siapa yang harus membuat atau berwenang untuk membuat keputusan dan memang ada konflik antar individu dalam proyek. Prioritas pekerjaan, jadwal dan alokasi sumberdaya adalah sumber-sumber potensial terjadinya konflik dalam organisasi proyek.Orang-orang dari divisi fungsional harus melakukan prioritas dalam mengalokasikan sumberdaya, karena seringkali berhadapan dengan para manajer proyek yang menginginkan proyek-proyek yang dikelolanya berhasil.

Keberhasilan ini sangat didukung oleh tersedianya sumberdaya yang memadai. Untuk struktur matrik, manajer fungsional melihat manajer proyek sebagai pihak yang memasuki wilayah kewenangannya dan harus melakukan perencanaan serta pengendalian bersama. Para manajer fungsional kadang-kadang menghalangi dibutuhkannya orang di bawahnya untuk dipekerjakan di proyek. Para pekerja yang harus melapor ke dua manajer akan mengalami kebingungan tentang loyalitas dan prioritas, manajer mana yang harus didahulukan untuk ditaati perintahnya.

 III.            MANFAAT ADANYA KONFLIK

Konflik yang dikelola secara tepat dapat memberikan dampak positif bagi organisasi maupun individu dalam organisasi. Dampak-dampak positif yang bias muncul antara lain :

1.      Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik

2.      Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatanpendekatan baru dalam menyelesaikan masalah

3.      Memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepakatan tentang adanya masalah tersebut

4.      Memacu orang untuk menjelaskan pandangannya

5.      Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreativitas seseorang

6.      Memberikan kesempatan kepada seseorang untuk menguji kapasitas kemampuannya.

 IV.            PEMECAHAN KONFLIK

Hampir semua pelaksanaan proyek, kecil atau sederhana atau skala besar, selalu memungkinkan terjadinya konflik, karena adanya interaksi antar beberapa departemen, manusia dan peralatan. Justru suatu yang bisa dipertanyakan bila tidak ada konflik sama sekali. Bergantung pada ciri konflik, ada beberapa metode untuk mengurangi atau memecahkan konflik, yaitu :

1.      Konfontrasi

Yakni menghadapi masalah konflik secara langsung. Ini dilakukan dengan mengenali masalah dan potensi masalah untuk kemudian dihadapi secara langsung. Pada tingkat organisasi ini dapat dimulai dengan memberikan kesempatan pada semua pihak untuk terlibat dalam mencapai konsensus mengenai tujuan proyek, rencana  dministrasi, kebutuhan tenaga kerja, dan prioritas-prioritas. maka konfontrasi merupakan cara terbaik menyelesaikan konflik.

Pemantauan secara hati-hati terhadap jadwal, realokasi sumberdaya yang segera ke dalam bagian-bagian yang mengalami masalah, kontak yang baik antar kelompok-kelompok dalam proyek, dan menekankan resolusi pada masalah teknis adalah langkah-langkah yang bias dilakukan untuk mengatasi atau mengurangi konflik dalam proyek. Konfrontasi cocok untuk situasi di mana:

·         Kedua belah pihak ingin menang

·         Ingin menurunkan biaya

·         Ada cukup waktu

·         Saling percaya

2.      Kompromi

Dengan kompromi diharapkan semua pihak akan medapat tingkat kepuasan tertentu. Kompromi merupakan hasil konfrontasi. Dalam hal ini diperlukan kerelaan untuk menerima pihak anggota lain. Kompromi cocok untuk situasu dimana :

·         Kedia belah pihak ingin menang

·         Tidak ada cukup waktu

·         Menjaga hubungan baik pihak-pihak yang terlibat konflik

·         Anda tidak mendapat apa-apa jika tidak kompromi

·         Pihak lain sekuat anda posisinya

3.      Menggunakan Kekuasaan (Forcing)

Cara pengatasan dengan menggunakan metode ini dapat menimbulkan kondisi menang – kalah. Cara ini digunakan jika usatu pihak ingin memaksakan solusi kepada pihak lain, dan sesuai untuk :

·         Situasi "do or die"

·         Anda benar

·         Taruhannya besar

·         Prinsip yang penting menjadi taruhan

·         Hubungan baik pihak yang terlibat konflik tidak penting

·         Keputusan harus dibuat cepat

·         Anda lebih kuat posisinya

4.      Menghindar (Withdrawing)

Cara ini dianggap solusi sementara untuk sebuah persoalan konflik. Masalah yang ada dapat dating kembali dan konflik muncul lagi. Ada beberapa yang beranggapan bahwa ini sebagai cara yang kurang jantan dan ketidak mauan mengahadapi situasi. Cara ini sesuai untuk situasi dimana :

·         Ingin menjaga reputasi atau netralitas

·         Anda berfikir masalah akan hilang dengan sendirinya

·         Anda menag dengan menunda

·         Anda tidak bias menang

·         Jika taruhannya rendah

·         Jika taruhan tinggi dan kita belum siap

Umurrmya para manajer proyek berpendapat bahwa konfrontasi adalah resolusi konflik yang paling ideal. Jika cara ini mungkin untuk ditempuh maka inilah pilhan pertama. Jika ini tidak bisa dilakukan maka baru dipilih alternatif lain. Kadang juga terjadi bahwa konflik diselesaikan dengan lebih dari satu cara.

    V.            MENGELOLA KONFLIk

Kita setuju bahwa konflik tidak bisa dihindarkan dalam proyek dan merupakan sesuatu yang sehat demi keberhasilan proyek dan penyelesaian terbaik adalah konfrontasi. Tetapi seringkali banyak pihak-pihak yang anti perbedaan, bereaksi secara emosional dan tidak berpikir logis dalam konfrontasi ini.

Teori Ekspektasi tentang Konflik

Jika dua orang tidak sependapat untuk suatu hal maka itu sering disebut dengan ada konflik personal. Perbedaan bisa saja didasari karena perbedaan latar belakang, sifat, nilai-nilai dan pengalaman. Jika itu terjadi an tar kelompok maka kelompok yang terlibat juga mengalami konflik personal (group dianggap sebagai individu). Dyer mengusulkan suatu langkah untuk mengatasi konflik personal ini dengan apa yang disebut violation of expectation. Jika seseorang melanggar harapan orang lain, berarti telah terjadi reaksi yang negatif. Di antara kelompokkelompok dan manajer dalam proyek mungkin ada yang merasa orang lain lebih enak atau fasilitasnya lebih lengkap. Jika kemudian mereka mengharapkan untuk mendapatkan perlakuan yang lebih baik dan tidak mendapatkan mereka akan menyalahkan atau memutuskan hubungan. Respon yang negatif melanggar harapan pihak lain yang mungkin akan bereaksi lebih negatif lagi.

Metode Kelompok Untuk Menyelesaikan Konflik

Manajer proyek bisa membangun tim melalui berbagai cara. Salah satu cara untuk memperkuat kerjasama tim adalah dengan menyelesaikan konflik. Metode-metode penyelesaian konflik dalam kelompok adalah :

        i.            Teknik Memperjelas Peran

Seringkali ketidaksepakatan antar personil dalam satu kelompok muncul karena:

·         Proyek masih baru, sehingga bagi orang-orang didalamnya tidak jelas apa yang harus dilakukan dan apa yang diharapkan orang lain kepadanya.

·         Adanya perubahan dalam proyek dan pekerjaan yang telah disepakati dan orang-orang tidak tahu tentang hal ini.

·          Mendapatkan suatu permintaan atau perintah yang ia tidak mengerti, atau adanya suatu anggapan bahwa dia seharusnya tidak tahu tentang suatu hal.

·         Semua orang berpikir bahwa seseorang akan menyelesaikan suatu pekerjaan padahal tak seorangpun mengerjakannya.

·          Orang-orang tidak tahu apa yang sedang dikerjakan kelompoknya atau dikerjakan oleh kelompok lain.

Tujuan dari teknik ini adalah agar setiap orang mengetahui posisi dan tanggungjawabnya masing-masing, dapat mengerti posisi dan tanggungjawab orang lain serta apa yang diharapkan orang lain darinya.

      ii.            Memperjelas Peran-peran Untuk Tim

Mempertemukan orang dalam tim kemudian diberi pertanyaan untuk dijawabnya:

·         Apa yang diinginkan organisasi terhadap pekerjaan Anda?

·          Apa yang sebenarnya Anda lakukan dalam melakukan pekerjaan?

·          Apa yang seharusnya diketahui orang lain tentang pekerjaan Anda yang sebenarnya dapat membantu mereka (teman satu tim)?

·          Apa yang perlu anda ketahui tentang pekerjaan orang lain yang sebenarnya bermanfaat bagi Anda?

·          Kesulitan-kesulitan apa yang Anda alami dengan orang lain?

·          Perubahan apa dalam organisasi, tugas atau aktivitas-aktivitas yang akan memperbaiki performansi kerja tim Anda?

Pertanyaan-pertanyaan ini diberikan dan dijawab oleh setiap orang dalam tim sebelum ada suatu pertemuan. Pada awal pertemuan perlu dijelaskan agar setiap orang dalam tim memberikan jawaban yang jujur, mengeluarkan uneg-unegnya dan diharapkan semua akan setuju dengan penjelasan ini. Ini perlu ditegaskan agar pertemuan tersebut.